TRINTA E CINCO profissionais do Tribunal Supremo, Tribunal Superior de Recurso de Maputo, Tribunais Judiciais da Cidade e Província de Maputo, Tribunais de Menores, Polícia e Trabalho da Cidade e Província de Maputo, beneficiaram, nos dias 25 a 27 de Maio de 2022, no Distrito de Boane, Província de Maputo, de uma acção de capacitação em matéria de gestão de documentos, classificação de documentos, arquivos e segredo do Estado.

Participantes na acção de capacitação em matéria de gestão e classificação de documentos, arquivos e segredo do Estado. Na primeira fila, da esquerda para a direita, a Chefe da Repartição de Arquivos do Tribunal Supremo, Margarida Macamo, o Secretário Executivo da Comissão Nacional para a implementação de normas do segredo do Estado - CPISE, Rui Amado da Silva, a formadora do CPISE, Odete Machacula, a Directora Nacional de Documentação, Edição Judiciária e Biblioteca, Denise Catarina da Silva, a Directora Nacional dos Recursos Humanos do Tribunal Supremo, Maria Teresa de Sousa Coutinho, e o Secretário-Geral dos Tribunais Judiciais, Jeremias Alfredo Manjate

O Secretário Geral dos Tribunais Judiciais, no discurso de ocasião, referiu que acção enquadra-se no eixo estratégico II, do Plano Estratégico dos Tribunais Judiciais 2022 – 2026, relativo à acessibilidade, modernização, celeridade e qualidade da justiça administrada, que tem por objectivo melhorar o acesso à justiça, a qualidade da justiça administrada e a gestão processual, que representam, também, parte dos principais desafios do sistema judicial.

O Secretário-Geral dos Tribunais Judiciais, ainda, referiu que recentemente foi aprovado pelo Conselho Judicial o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo das Actividades - Fim dos Tribunais, cuja gestão coloca enormes desafios em relação ao sempre difícil e complexo processo da sua implementação efectiva e bem-sucedida, considerando que os Tribunais Judiciais possuem enormes volumes de documentos acumulados nos arquivos.

O Secretário-Geral dos Tribunais Judiciais destacou, ainda,  que a acção é actual e oportuna, pois, vai permitir o treinamento, o aperfeiçoamento e o aprofundamento das matérias ligadas à gestão e classificação de documentos, arquivos e segredo do Estado.

Ainda no discurso, o Secretário-Geral dos Tribunais Judiciais referiu que o mundo avança firmemente para a modernização e desafiou a gestão de documentos nos Tribunais Judiciais a se preparar para esta nova realidade, cogitando e ensaiando a possibilidade de uso de meios electrónicos para a gestão de documentos.

O Secretário Executivo da Comissão Nacional para a Implementação de Normas do Segredo do Estado - CPISE, Rui Amado da Silva, na intervenção de ocasião, referiu que é motivador o facto do Tribunal Supremo ser persistente na capacitação de seus funcionários, sobretudo na vertente de gestão de documentos, uma área extremamente importante para aquilo que é a realidade do nosso país.

O Secretário Executivo da Comissão Nacional para a Implementação de Normas do Segredo do Estado, referiu que a CPISE está disponível em trazer as ferramentas que ajudem aos tribunais judiciais a fazer melhor gestão do seu acervo. 

A propósito do desafio de gerir documentos digitais, o Secretário Executivo da CPISE referiu que é um novo desafio que todos nós devemos abraçar e com o devido cuidado.

A Directora Nacional de Documentação, Edição Judiciária e Biblioteca do Tribunal Supremo,  Denise da Silva Catarina, referiu que a necessidade de gerir documentos no mundo sempre existiu, mas elevou-se a sua expressão no século XX, com o desenvolvimento da Documentação como ciência, associado ao aumento do volume de  documentos e sua diversificação, bem como com o surgimento de computadores e foi nesse cenário que  se desenvolveu a teoria das 03 idades para a organização da informação, designadamente, arquivos corrente, intermediário e permanente.

A Directora Nacional de Documentação, Edição Judiciária e Biblioteca do Tribunal Supremo referiu, ainda, que em Moçambique, a organização e gestão de documentos na Administração Pública, conheceu ruptura marcada pela fuga, em 1974, de técnicos portugueses capacitados. Todavia, a melhoria do sistema de arquivos viria a ser assinalada pela criação, pelo Governo, do Sistema Nacional de Arquivo (SNA), através do Decreto n°. 33/92, de 26 de Outubro, seguida do Decreto Presidencial  n°. 9/93, de 29 de Dezembro, que aprova as normas do Segredo do Estado, do Decreto n°. 30/2001, de 15 de Outubro, que aprova as normas de funcionamento dos serviços da Administração Pública,  no quadro da implementação da Reforma do Sector Público,  e do Decreto n°. 36/2007, que aprova o Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) e do Plano  de Classificação de Documentos, tabela de temporalidade e o classificador  de informação classificada para os documentos das actividades meio.

A Directora Nacional de Documentação, Edição Judiciária e Biblioteca do Tribunal Supremo, na sua intervenção de ocasião, apontou que infelizmente em muitas instituições do Estado,  a indicação e selecção  de pessoal para assumir o papel de arquivista é feita de forma pouco reflectiva ou responsável, pois muitas das vezes, são enviados para estas tarefas funcionários com desempenho não muito abonatório, leitura menos oportuna e mais infeliz da realidade, uma vez que não há reforma na Administração Pública, nem desenvolvimento económico sem arquivos eficientes.

A Directora Nacional de Documentação, Edição Judiciária e Biblioteca do Tribunal Supremo,  anotou que as falhas  no controlo da produção e tramitação  de documentos, a sua acumulação desordenada, compromete  a qualidade  dos serviços  rotineiros  prestados pela Administração Pública ao dificultar o acesso à informação, onerar o espaço físico com documentos que cumpriram seu objectivo e passíveis de serem eliminados, além de aumentar os custos com a sua guarda e preservação e de perigar a informação contida nos documentos relevantes devido ao seu mal condicionamento que os torna susceptíveis  a desgastes por humidade, insectos, roedores, extravio, entre outros factores. Neste contexto, a implementação dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de documentos, e dos  classificadores de informação  classificada para as actividades  meios e fins são medidas salutares para alterar este cenário.

Refira-se que esta acção de capacitação contou com formadores do Centro de Documentação e Informação de Moçambique (CEDIMO).